Stiftelsen Grez-sur-Loing
Integritetspolicy
Vem ansvarar för dina uppgifter
Stiftelsen Grez-sur-Loing (org.nr 855101-3074) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter du lämnar när du söker vistelse, bokar eller bor på Hôtel Chevillon i Grez-sur-Loing, Frankrike.
Kontakt i frågor om personuppgifter: kontakt@grez-stiftelsen.se. Postadress: Stiftelsen Grez-sur-Loing, c/o Martin Sellman, Terrassvägen 20, 182 79 Stocksund.
Vi samlar bara in det vi behöver för att pröva ansökningar, administrera vistelser, fakturera och uppfylla fransk lag.
Vilka uppgifter vi samlar in
- När du söker: namn, e-post, telefon, ort och land, din verksamhet och ditt projekt, önskad period och typ av boende.
- När du tackar ja till en plats (gäster som betalar själva): fakturaadress, om du vill få information från stiftelsen, och att du godkänner bokningsvillkoren.
- Inför ankomsten (alla gäster): de uppgifter som krävs enligt fransk lag (fiche individuelle de police), det vill säga namn, födelsedatum och födelseort, nationalitet, hemadress, telefon, e-post, ankomst- och avresedatum samt medföljande barn under 15 år. Vi ber även om en kontaktperson vid nödsituationer.
- Om du kommer via en organisation får vi namn, kontaktuppgifter och vistelseperiod från organisationen. Övriga uppgifter lämnar du själv i ankomstformuläret.
Vi ber inte om kopia av pass eller ID-kort.
Varför vi behandlar uppgifterna
- Pröva din ansökan. Åtgärder innan ett avtal ingås (art. 6.1 b GDPR).
- Planera och administrera din vistelse. Fullgörande av avtal (art. 6.1 b).
- Registrering av gäster enligt fransk lag. Rättslig förpliktelse (art. 6.1 c).
- Fakturering och bokföring. Rättslig förpliktelse (art. 6.1 c).
- Känna igen tidigare gäster vid nya ansökningar, och föra historik över vistelser på Hôtel Chevillon. Berättigat intresse (art. 6.1 f).
- Skicka information från stiftelsen. Samtycke (art. 6.1 a), som du kan återkalla när som helst.
Kontaktpersonen vid nödsituationer använder vi bara om något händer dig under vistelsen.
Vem som får ta del av uppgifterna
- Stiftelsens styrelse och personal som arbetar med urval, bokningar och förvaltningen av huset.
- Organisationen som finansierar din vistelse, om du kommer via en sådan, i den mån det behövs för vistelsen.
- Fransk polis eller gendarmeri, som på begäran har rätt att ta del av registreringsuppgifterna.
- Våra leverantörer: Fillout (formulär), Notion (bokningssystem), Fortnox (fakturering och bokföring) och Google (e-post). De behandlar uppgifterna för vår räkning enligt avtal med oss.
Några av leverantörerna kan behandla uppgifter utanför EU/EES. Det sker då med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler.
Vi säljer aldrig dina uppgifter.
Ansökningsformuläret på webbplatsen
Ansökningsformuläret på sidan Ansök tillhandahålls av Fillout och visas inbäddat på vår webbplats. När du öppnar sidan hämtas formuläret från Fillouts servrar. Fillout kan då behandla tekniska uppgifter, till exempel IP-adress och webbläsare, och använda cookies som behövs för att formuläret ska fungera. Det du skriver i formuläret skickas till oss och behandlas enligt den här policyn.
Läs mer om hur Fillout hanterar uppgifter i deras integritetspolicy på fillout.com.
Hur länge vi sparar uppgifterna
- Ansökningar som inte beviljas. Raderas senast tre år efter beslutet.
- Registreringsuppgifter enligt fransk lag, hemadress och kontaktperson vid nödsituation. Raderas sex månader efter avresan.
- E-postadress. Raderas fem år efter avresan, om du inte valt att få information från oss.
- E-postadress för information från stiftelsen. Sparas tills du avregistrerar dig.
- Fakturor och bokföringsunderlag. Sparas sju år efter räkenskapsårets utgång, enligt bokföringslagen.
- Namn, vistelseperiod och boende. Sparas som stiftelsens historik över gäster på Hôtel Chevillon.
Vi går igenom och raderar uppgifter regelbundet. Raderade uppgifter kan finnas kvar en kort tid i säkerhetskopior och versionshistorik innan de försvinner helt.
Dina rättigheter
Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig, att få felaktiga uppgifter rättade och att begära att uppgifter raderas. Du kan också invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse, och återkalla ett samtycke när som helst.
Vissa uppgifter måste vi spara enligt lag, till exempel bokföring och registrering av gäster. Dem kan vi inte radera i förtid.
Kontakta oss på kontakt@grez-stiftelsen.se om du vill använda dina rättigheter. Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.
Vi kan uppdatera policyn. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan.
Stiftelsen Grez-sur-Loing
Privacy policy
Who is responsible for your data
Stiftelsen Grez-sur-Loing (reg. no. 855101-3074) is the controller of the personal data you provide when you apply, book or stay at Hôtel Chevillon in Grez-sur-Loing, France.
Contact for data protection questions: kontakt@grez-stiftelsen.se. Postal address: Stiftelsen Grez-sur-Loing, c/o Martin Sellman, Terrassvägen 20, 182 79 Stocksund, Sweden.
We only collect what we need to assess applications, administer stays, invoice and comply with French law.
What we collect
- When you apply: name, email, phone, town and country, your practice and project, preferred period and type of accommodation.
- When you accept a place (self-funded guests): billing address, whether you wish to receive information from the foundation, and your acceptance of the booking terms.
- Before arrival (all guests): the information required by French law (fiche individuelle de police): name, date and place of birth, nationality, home address, phone, email, arrival and departure dates, and accompanying children under 15. We also ask for an emergency contact.
- If you come through an organisation, we receive your name, contact details and period of stay from the organisation. You provide the rest yourself in the arrival form.
We do not ask for a copy of your passport or ID card.
Why we process your data
- Assessing your application. Steps prior to entering into a contract (GDPR Art. 6(1)(b)).
- Planning and administering your stay. Performance of a contract (Art. 6(1)(b)).
- Guest registration under French law. Legal obligation (Art. 6(1)(c)).
- Invoicing and accounting. Legal obligation (Art. 6(1)(c)).
- Recognising previous guests in new applications, and keeping a record of stays at Hôtel Chevillon. Legitimate interest (Art. 6(1)(f)).
- Sending information from the foundation. Consent (Art. 6(1)(a)), which you can withdraw at any time.
We only use the emergency contact if something happens to you during your stay.
Who receives your data
- The foundation's board and staff working with selection, bookings and management of the house.
- The organisation funding your stay, if you come through one, to the extent needed for the stay.
- French police or gendarmerie, who are entitled to see registration details on request.
- Our service providers: Fillout (forms), Notion (booking system), Fortnox (invoicing and accounting) and Google (email). They process data on our behalf under agreements with us.
Some providers may process data outside the EU/EEA. Where they do, this is based on an EU adequacy decision or standard contractual clauses.
We never sell your data.
The application form on our website
The application form on the Apply page is provided by Fillout and embedded on our website. When you open the page, the form is loaded from Fillout's servers. Fillout may then process technical data, such as your IP address and browser, and use cookies needed for the form to work. What you enter in the form is sent to us and handled under this policy.
You can read how Fillout handles data in their privacy policy at fillout.com.
How long we keep your data
- Applications not accepted. Deleted no later than three years after the decision.
- Registration details under French law, home address and emergency contact. Deleted six months after departure.
- Email address. Deleted five years after departure, unless you have chosen to receive information from us.
- Email address for information from the foundation. Kept until you unsubscribe.
- Invoices and accounting records. Kept for seven years after the end of the financial year, under Swedish accounting law.
- Name, period of stay and accommodation. Kept as the foundation's record of guests at Hôtel Chevillon.
We review and delete data regularly. Deleted data may remain briefly in backups and version history before it disappears completely.
Your rights
You have the right to know what data we hold about you, to have incorrect data corrected and to request deletion. You can also object to processing based on legitimate interest, and withdraw consent at any time.
Some data we are required by law to keep, such as accounting records and guest registration. We cannot delete these early.
Contact us at kontakt@grez-stiftelsen.se to exercise your rights. You also have the right to lodge a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY), imy.se.
We may update this policy. The latest version is always on this page.